现代应用文书写作（第三版）

   本书2001年初版以来曾获诸多奖项和鼓励。出版社每年均印行数次。凡读过本书的高校教师、写作界专家和学生，普遍认为本书较好地突出了“教学性”、“教写性”和“实训性”，理论性和知识性集于一体，实训性和实用性兼备，既可作为教材，也可作为秘书职业考证或从业人员写作的参考用书。2004年，本书获“第五届广东省高等教育省级教学成果二等奖”，本书和本人主编的同为中国人民大学出版社出版的《现代经济文书写作》均被评为教育部职成司推荐教材。 2004年，本人主持、主讲的“应用写作”课程被教育部评为“国家精品课程”，此精品课程使用的教材即为本书。本书的电子版在应用写作“国家精品课程”网站（http://6114523144或http://222200114/kean/e/indexhtm）公开后，访问率颇高。
五年来，我国的社会生活在前进、发展和变化，为与之相适应，本书这次作了认真的修订，更换了部分年代较久的例文，也增加了一些例文，修改了一些文字。同时，为能更好地体现高职高专教育的特点，方便教师教学，配套开发了“电子教案”，电子教案含全书习题及参考答案、教学重点及难点、教学建议、例文及例文析评、理论及实训教学大纲、授课计划等内容。
总体来说，本书第三版体现了如下特色：
一、体系新。本书摒弃了一般应用写作教材先介绍理论知识、再附实例的常规编排体系，将各文种写作教学内容按“阅读与析评必需知识复习与训练”的体系编排，贴近学生的认知特点和高职教学的规律。
二、强调写作思维的培养。本书融入了编著者在长期教学实践中所总结、经中国公文写作界认同实用好用的模块模式化写作教研成果，目的在于培养学生对公文的循格阅读能力和快速套写能力；为方便读者自学，更好地借鉴例文，书中各例文附有分析写作思路及结构的简明评语。
三、例文较多而具代表性。本书选用的例文针对性强，符合国家规定的文书格式，具示范性。
四、“复习与训练”具有针对性和实用性。“复习与训练”题针对高职学生写作中普遍存在的问题而设计，习题较多且循序渐进。
五、文书类型较齐全。本书编入了常用应用文书类型46种，即除编入《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文外，还编入了法规与规章文书、信息文书、事务书信、礼仪文书、筹划总结性文书、经济文书、诉讼文书和学术文书（含毕业论文答辩）类型33种，大致覆盖了国家秘书职业资格考试的文种范畴，是目前国内为数不多的基本能包括各级秘书职业资格考试文书写作内容的教材。
六、本书配套开发的电子教案由出版社向订书院校免费赠送。

   杨文丰，男，1957年秋出生 ，人文社科学院院长，中文教授，中国作家协会会员，散文家，国家一级作家，广东省作家协会第二届签约作家，中国创造学协会理事，广东省写作学会副秘书长，中国公文学研究所客座研究员，珠海市金湾区文联名誉主席，曾被中国公文写作研究会授予 “中国公文学家”荣誉称号。

      1982年毕业于南京气象学院，理学学士，曾在华南师范大学中文系现当代文学硕士研究生班进修。

      已出版散文集、 写作学和创造学著作等10部（4部合作）。曾获国家科普写作奖（二等奖）、多类散文奖、广东省省级教学成果奖和数次国家级学会论文奖等。教学研究论文被收入联合国科教文出版物。

      2004年，主持、主 讲的“ 应用写作” 课程被国家教育部评为“国家精品课程”（ http://61.145.231.44/或 http://222.200.11.4/kean/e/index.htm ） 。

      散文《自然笔记》（六章），2002年被编入上海市高中一年级《语文》教材，2005年被编入全国中等职业学校《语文》教材（公共基础平台），供全国各级各类中等职业学校各专业学生第一学期学生使用，2006年被香港特区政府教育统筹局选入香港中学中国语文网络课堂。

      近年来，发表在《散文海外版》、《天涯》、《钟山》、《文汇报》、《文艺报》、《羊城晚报》 、《南方日报》、《美文》、《都市美文》 、《读者》、《广东 50年散文选》、《中国散文年鉴》等报刊的融气象、植物、生态、环境、科学美和科学伦理的系列散文《自然笔记》在海内外引起反响。是《散文选刊》新世纪初向全国推荐的“新散文家”之一 。

      最新成果：受国家高等教育出版社特约编著的 《高职应用写作》教材被教育部评为“普通高等教育‘十 一 五’国家级规划教材”（ 教材电子版已挂应用写作“国家精品课程”网站）。这是一本代表我国当代写作教材先进水平的“立体化教材”，本教材配套开发了可送订书院校的电子教案、习题参考答案、网络课程、电子考试系统（含试题库）和学生网上自测系统，以及带出版社随书附送的“在线学习卡”，读者可凭卡上密码进入教育部高等教育出版社“应用写作课程”学习网站免费学习 50 小时。

     第一章应用文书的含义及制发
应用文书是应用写作的表现形态。应用文书写作，是写作学的一个重要分支。所谓写作，是人们在感受、认识客观事物的过程中，用语言符号把思维结果有选择地记录、表达出来的创造性的精神劳动。应用文书写作，是以实用为目的的写作。
第一节应用文书的含义及其分类
应用文书，又称文书，是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、学习和生活中，为办理公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。
本书的研究对象，主要是机关、团体、单位和个人由于公务、业务活动而使用的应用文书及应用文书写作。
应用文书的文章体裁，种类繁多。由于标准不同，它的分类也不尽相同。从来源上分，应用文书可分为对外文书（发文）、收来文书（收文）、内部文书。从作用上分，应用文书可分为指挥性文书、规范性文书、报请性文书、知照性文书、记录性文书。从行文关系或行文方向上分，应用文书可分为上行文、平行文、下行文、泛行文。从处理要求上分，应用文书又可作多种划分。如：从内容处理要求分，有需办件、参阅件；从时间处理要求分，有特急件、急件、平件；从保密处理要求分，有机密件、普通件等。应用文书分类对及时、准确、安全地处理和保管文书有着重要作用。
本书综合考虑应用文书的特点、作用、写作规律以及教学规律，把应用文书分成行政公文、法规与规章文书、杂体文书三大类。
现代应用文书写作（第三版）第一章应用文书的含义及制发一、行政公文
行政公文，又称行政机关公文，简称公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
根据《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文分13种。企事业单位、人民团体也常酌情比照使用这些行政公文。
13种行政公文，依其特点、作用，又可分为下述几个小类。
（一）领导指导性公文
这类公文包括命令（令）、意见、决定、通知、通报、批复、会议纪要七种。
以行文关系或行文方向为标准划分，领导指导性公文属于下行文。
（二）呈报性公文
这类公文包括议案、报告、请示、意见四种。
以行文关系或行文方向为标准划分，呈报性公文属于上行文。
（三）公布性公文
这类公文包括公告、通告两种。
以行文关系或行文方向为标准划分，公布性公文属于泛行文。
（四）商洽性公文
商洽性公文只有函一种。函多作平行文。
人们在工作生活中常把公文称做文件。对人们所称的文件，应从广义和狭义两个角度去理解。广义的文件实际上是应用文书的别称，包括了公务文件和私人文件。狭义的文件仅指公文。
二、法规与规章文书
法规与规章文书，常用的有条例、规定、办法、细则、章程，此外，还有守则、规则、准则、制度、公约等。有关法规与规章文书的论述请见本书有关章节。
三、杂体文书
杂体文书，是指除行政公文、法规与规章文书之外的、有明确规范的、处理各种事务使用的一切文书种类，常用的有意向书、邀请信、请柬、感谢信、求职函、计划、简报、贺信、慰问信、市场调查报告、可行性研究报告、招标书、投标书、合同及各种诉讼文书等。
第二节应用文书的制发和处理程序[1]一、行政公文的制发和处理程序《国家行政机关公文处理办法》对公文办理的程序和操作要求作了明确规定，其内容包括了收文办理和发文办理两个方面。收文办理的程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。发文办理的程序一般包括拟稿、审核、会签、签发、缮印、校对、盖印、登记、分发等。本书主要介绍发文办理中从拟稿到签发的具体操作要求。
（一）拟稿
本书将在第二部分详细讲授各公文的写作要领。概而述之，草拟公文应做到：
（1）主题明确；
（2）符合政策；
（3）情况确实；
（4）注重实效；
（5）结构严谨，条理清楚；
（6）表述准确，字词规范、精练；
（7）标点正确；
（8）直述不曲。
拟稿完成后，要填写发文稿纸。发文稿纸的一般格式如表1—1所示。表1—1发文稿纸的一般格式
单位名称：发文字号：缓急：密级：签发： 会签：主送：抄送：拟稿单位：拟稿：核稿：印刷：校对：份数：附件：主题词：标题：（正文）
（二）审核
审核是保证和提高公文质量的重要环节。公文送领导人签发之前，应当由办公厅（室）认真做好审核工作。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。
（三）会签
如属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区的职权，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。
（四）签发
文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可据此印制文件正本。机关发出的公文，重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公厅（室)主任根据授权签发；职权部门发出的公文，由部门负责人签发。审批公文要认真负责，文件签发人要签署自己的意见、姓名和时间。签发公文应使用钢笔或毛笔。
二、法规与规章文书的制发和处理程序
公务活动、社会生活的范围很广，组织行为与个人行为规范的内容很多，相应产生的各种各类法规与规章文书在制作和处理程序上自然也有区别。本书仅介绍一般法规与规章文书从起草到发布的程序。
（一）起草
法规与规章的起草，与行政公文（尤其是决定）拟稿的要求是基本相同的。其不同之处或更进一步的要求有以下几点：
（1）操作的民主性。无论何种法规与规章文书，都会在一定范围内对组织行为和个人行为起规范作用，因而它的起草就必须在一定范围内贯彻民主集中制，充分发扬民主。制作重要的法规与规章文书，一般都要成立起草小组，集体讨论，多方协商，几上几下广泛征求意见，反复修改。即便是小单位拟订有关规章类文书，也需要经由发扬民主反复修改的过程。
（2）内容的缜密性。法规与规章文书既然是在一定范围内制定的、用以明确行为准则和道德规范的，其内容就必须完备、准确、周密，不生偏差和矛盾，并具有较长的时效。
（3）结构的严谨性。条文式是法规与规章文书结构的一大特点，内容丰富的法规与规章文书，结构层次最多的可安排六级：章、节、条、款、项、目。同级之间、各级之间的安排必须符合一定的逻辑，摆正总分、先后、并列、递进、因果等关系，使整篇成为一个完整、严谨、自然、匀称的有机整体。
（二）审批
法规和规章的制作审批程序不同。行政法规须经国务院常务委员会会议审议或者由国务院总理审批。省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会颁布地方性法规，须报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案。省和自治区人民政府所在市、经国务院批准较大的市的人民代表大会及其常务委员会制定地方性法规，民族自治地方制定自治条例，须报省、自治区人民代表大会常务委员会批准，并由省、自治区人民代表大会常务委员会报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案。
行政规章的制定，不必经权力机关批准。各级行政机关、企事业单位可以根据自身实际，自主制定一般性的行政规章。
（三）发布
经过一定程序审定批准的法规与规章文书，最终的一个程序是采用适当的形式发布。
1988年5月31日国务院办公厅发出的《关于改进行政法规发布工作的通知》强调指出：“为了提高行政法规的权威性，使行政法规能够及时为社会和公众知晓，便于国家机关、社会团体、企业事业单位及全体公民执行和遵守，国务院决定改变现行的用文件形式发布行政法规的办法……。一、从现在起，国务院发布行政法规，由国务院总理签署发布令；经国务院批准，部门（含部、委、行、署、直属机构、国家局）发布行政法规，由部门主要领导人签署发布令……。三、经国务院总理签署公开发布的行政法规，由新华社发稿，《国务院公报》、《人民日报》应当全文刊载，国务院不另行文，国务院各部门、地方各级人民政府及其所属机构都应遵照执行。”广东省人民政府《关于拟订地方性法规程序的规定》，除明确了地方性法规的审核签发权限外，还规定：经省人民代表大会或省人大常委会审议批准颁布的法规，应在省级报纸全文刊载，电台、电视台等新闻单位应及时报道；省人民政府批准颁布的重要规章，各新闻单位应采取各种形式适当加以报道；各企事业单位自身发布的规章文书，在本单位也应及时学习和宣传。由此可见，一切法规与规章文书都要重视发布，使之及时为相应范围内的群众所认识、运用，并接受群众和实践的检验。
三、杂体文书的制发和处理程序
杂体文书这一大类应用文书的文种很多，用途不同，体式不一，其制发和处理不像行政公文和法规与规章文书那样有严格的统一规定。但它既是办理公务的工具，为使用得当、行之有效，一定的制发程序仍是必不可少的。如计划、总结、市场调查报告等文章型的杂体文书，从起草、审核到定稿的程序以及具体操作的要求，基本上与行政公文制发和处理程序相同，而合同、起诉状、大事记、请柬等文书，其拟写和发送也有一定的办理程序。
【复习与训练】
一、名词解释
应用文书公文
二、填空题
1新修订的《国家行政机关公文处理办法》，由于年月日发布，年月日起施行。
2应用文书分为、和三大类。
3以行文关系或行文方向为标准，公文可分为、、 和泛行文四类。
4以为目的的写作，是应用文书写作。
5行政公文有种。
三、简答题
1本书列举了应用文书的哪些分类法？
2领导指导性公文、呈报性公文、公布性公文、商洽性公文，各包含哪些文种？
3发文办理一般包括哪些程序？
4草拟公文的注意事项有哪些？
5机关发出的公文由谁签发？
四、阅读题
阅读本书附录一、附录二的内容，重点阅读《国家行政机关公文处理办法》。