秘书工作案例分析与实训（21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列）

秘书学是一门实践性很强的学科。对于一个秘书来说，如果仅仅具备全面的业务知识，那还不能算是个优秀的秘书：一个优秀的秘书要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，圆满完成上司交代的工作。因此，秘书的实际操作能力非常重要。对于秘书专业的学生来说，开设实训课是十分必要的。
    本实训教材具有以下特点：
    第一，理念新颖。秘书部门是一个单位的运营枢纽，人际关系非常复杂，很多秘书感叹“做事容易做人难”。但是，传统教材几乎只注重“做事”的训练，很少注重“做人”的引导。如果一个秘书不会“做人”，那她“做事”也肯定做不好，或者永远只能“打杂”。本书不仅注意“做人”，而且用了整个第一部分“案例分析”来训练秘书如何“做人”。
    第二，内容全面。传统教材多把实训的范围局限在“办文办会”这两大部分。本书不仅根据秘书的工作流程来安排实训的内容，而且将实训的范围扩展至秘书日常工作的方方面面。
    第三，实用。无论“案例分析”部分还是“实训”部分，都注重培养学生自己分析问题和解决问题的能力，而不是把实训当作单纯的模仿。
    本教材是《现代职业秘书实务》的配套教材，除“绪论”和“社会常识”两章外，两书其他章节都是对应的。所以，两书最好配合使用，比如，教师在讲授《现代职业秘书实务》中“人际关系”这一章时，可让学生按照本书“秘书的人际关系”一章中的案例“分析”的要求进行练习，这样教学效果会更好。
    另外，为方便教师教学，编者将本书“案例分析”部分的参考答案制作成电子文档，如有需要者，可登陆http://www.crup.com.cn“资源中心”获取。
    由于本书在体例和内容上都是一种创新，所以，尽管编者竭诚努力，但作为探索，它仍有种种不足之处，因此，编者期望与读者进行深入的交流，并欢迎登陆“一平工作室”（wwwtanyipingcom），对本书给予批评指正，以便在将来修订完善。
   

谭一平

谭一平，从事现代职场研究的学者与作家，经济学学士学位；目前主要从事秘书问题研究、写作和培训。谭一平现已正式出版的著作有：《女白领职场日记》、《一个外企女秘书的日记》（又名《外企女秘书的日记》）和《职道》；翻译出版的有日本夏目通利先生的《秘书的常识》（中文译名为《秘书常识趣谈》）和日本田中笃子教授的经典性著作《秘书的理论与实践》（由高等教育出版社出版），该书现已列为全国大专院校文秘专业的正式教材。2003年年底《一个外企女秘书的日记》在新浪网连载后，连续三个月高居新浪读书排行榜之首，截止2004年年底点击量超过2000万人次；该书先进的文秘理念和通俗易懂的语言在社会上引超强烈的反响，书中的“主人公”于雪被许多读者誉为“中国现代第一文秘”。

第一章

办公室环境

案例一新的办公室空间概念主张参见http://www51housecomcn/office/design_01htm。
过去，在办公室里，最舒服的办公环境理应归老板，最理想的位置也当然非他莫属。然而，如果考虑到这样安排可能对员工效率、士气以至利润等带来影响，老板坐在哪里这个问题还会是最重要的吗？
据伦敦金融时报报道，英国航空公司（British Airways）新落成的综合办公大楼大胆地把最好的景观保留给一天到晚坐在座位上工作的后勤人员，因为他们认为，这样做才是提升员工工作士气的好办法。
某公司准备在上海开办一家销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用能够移动的隔断来分隔，没有门，所有人员的工作状态都能够看得很清楚。

【分析思考】
你怎样看待上述办公室格局？其哪些地方是合理的，哪些是不合理的？
【要点评析】
以上这个案例所涉及的问题究竟如何处理，这就牵涉到如何看待办公布局的问题。
设计办公结构和布局需要考虑很多因素，包括：职工的人数；购买或租用的面积；机构的建制和办公空间的分类；组织经营的性质或内容，如接待区一般安排在离门较近的地方，总经理办公室一般不安排在门边等；部门间的工作联系；办公室的间隔方式应既符合工作的需要也符合保密的需要；办公布局随组织发展变化而变化，要有一定的灵活性。
在这个案例中，我们可以看出设计办公环境时更多地要以公司的实际需要和最有利于发挥公司员工的积极性为出发点。英国航空公司将最好的办公环境留给后勤人员是一种激励的手段，从办公环境的角度来讲，这种打破常规的做法对公司提高工作效率是很有帮助的。
同时，我们也可以看出，某公司在上海开办的销售分公司，产品展厅采用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区域中的各个部门全部采用全开放式和半开放式办公室就不合适了。例如大量销售会使财务部门工作量很大，现金和支票的交流及保管极为重要，这些工作都应该在安全和保密的封闭式办公室中操作。
据专业办公环境设计公司分析指出，在办公室中，秘书没有必要死守着自己的顶头上司，相反，要让高级管理人员更多地接近员工，更加注意不要以办公室的面积大小和好坏来决定一个人的工作表现。
办公室依据其开放程度可以分为四种类型：
第一种是蜂巢型（hive），属于典型的开放式办公空间，配置一律制式化，这会使个性化极低，只适合例行性工作，因而彼此互动较少，工作人员的自主性也较低，如资料输入和一般行政作业的布局采用这种类型。
第二种是密室型（cell），这是密闭式工作空间的典型，工作属性为高度自主，而且不需要和同事进行很多互动，例如大部分会计师、律师等专业人士的办公室属于这种类型。
第三种则是鸡窝型（den），这种类型是一个团队在开放式空间共同工作，互动性高，但不一定属于高度自主性工作，例如设计师、保险和一些媒体工作的办公室属于该类型。
第四种是俱乐部型（club），这类办公室适合必须独立但也需要和同事频繁互动的工作。同事之间以共享办公桌的方式分享空间，没有一致的上下班时间，办公地点可能在顾客的办公室，可能在家里，也可能在出差的地点。广告公司、媒体、资讯公司和一部分的管理顾问公司都已经使用这种办公室。
俱乐部型的办公室空间设计最引人注目，部分原因是这类办公室促使充满创意的建筑的诞生，但是设计师领先时代的创意也在考验上班族的适应度。这类办公地没有单独的办公室，各个办公室都以用途为目标进行设计，例如设有沙发的“起居间”、咖啡屋等。除此之外，这类设计也可以节省金钱，例如安达信顾问公司把法国总部从占地10 000平方米的办公室迁到占地7 000平方米的新总部，这样下来，一年可以节省100万美元。
其实在很早以前，建筑师Philip JStone和Robert Luchetti在《办公室就是你所在的空间》一书中就提出了“alternative officing（替代型办公空间，简称AO）”的概念。AO是公司用来达到其不断变化的商业目标的一套策略，是包括办公室空间设计在内，用以支持员工新式工作方法的一套策略。这种办公空间的主旨是让办公室看起来更像家，为员工提供更加舒适的工作空间，使得他们有更高的工作效率。
案例二企业办公室空间设计与整体规划参见http://www51housecomcn/office/design_02htm。〖1〗一、新型办公家具除了美观、实用和安全，办公家具还多了一份营造情境与搭配完整环境的功能。OA(office automation，简称OA，即办公自动化)系统家具在设计上，率先将“人体工程学”的理念广泛运用于办公家具上，并协助客户进行办公室规划，充分考量OA设备的整合与环境景观的设计、整体规划以及使用效率管理、网络、照明、噪音处理的搭配等细节。其主张是创建一个“办公室整体规划系统”，期望能结合优质的产品以及通过完整规划的环境，创造一个完美的办公空间，不仅提高工作效率，也能够提升企业整体形象。
（一）款式
OA系统家具可多样式组合选择，互相搭配运用，不受空间及时间的限制，发挥组合的最高效能，使用者可依照自己的喜好来增加组合功能。
（二）规格
OA系统家具充分考虑安全性、持久性等办公家具的基本要求，OA系统家具除了制式规定的尺寸外，还可依现场需求去定制，不仅能充分利用空间，更能就使用性质做特定规格的选择，使系统家具具有灵活性和多变性。
（三）颜色
OA系统家具色系搭配选择可依现场环境感觉及个人喜好等，做整体上的颜色搭配，使办公室环境从总体上看更协调。
（四）整体性
办公家具因规格、款式、颜色等均能统一，不会发生每次订购就有不同产品的情况，使得办公室搭配无法统一。多样化的组合，全功能的搭配，完美外观的设计，成就出整洁美观的办公环境。
（五）扩充性
对于日后办公室的扩展或搬迁，造成零件短少，或组合上的困扰等问题，OA系统办公家具均能解决，它的扩充性可以符合公司办公室的任意需求。
二、现代办公空间的设计
办公室的布局、通风、采光、人流线路、色调等的设计适当与否，对工作人员的精神状态及工作效率影响很大，过去陈旧的办公设备已不再适应新的需求。如何使高科技办公设备更好地发挥作用，就要求有好的空间设计与规划。现代办公空间设计要素主要包括以下五个方面。
（一）对企业类型和企业文化的深入了解
只有充分了解企业类型和企业文化，才能设计出能反映该企业风格与特征的办公空间，使设计具有个性与生命。
（二）对企业内部机构设置及其相互联系的了解
只有了解企业内部机构，才能确定各部门所需面积和规划好人流线路。事先了解公司的扩充性也相当重要，这样可使企业在迅速发展过程中不必经常变动办公流线。
（三）前瞻性
现代办公电脑不可或缺。较大型的办公室经常使用网络系统。对通讯、电脑及电源、开关、插座的规划必须注意其整体性、实用性和方便性。
（四）舒适标准
办公室设计，应尽量利用简洁的建筑手法，避免采用过时的造型，繁琐的细部装饰，过多过浓的色彩点缀。在规划灯光、空调和选择办公家具时，应充分考虑其适用性和舒适性。
（五）倡导环保
作为环境设计者的室内设计师，应在工作设计中融入环保观念。
三、办公室设计的基本要素
从办公室的特征与功能要求来看，办公室设计有如下几个基本要素。
（一）秩序感
在设计中的秩序，是指空间的整齐、空间的有序、空间的节奏、空间的完整和空间的简洁。办公室设计也正是运用这一基本理论来创造一种安静、平和与整洁的环境。秩序感是办公室设计的一个基本要素。
要达到办公室设计秩序感的目的，所涉及的面很广，如家具样式与色彩的统一；平面布置的规整；隔断高低、尺寸与色彩材料的统一；天花板的平整与墙面不花哨的装饰；合理的室内色调及人流的导向等。这些都与秩序感密切相关，可以说秩序感在办公室设计中起着最为关键的作用。
（二）明快感
让办公室给人一种明快感也是设计的基本要求，办公环境明快是指办公环境的色调干净明亮，灯光布置合理，有充足的光线等，这也是由办公室的功能要求所决定的。在装饰中明快的色调可给人一种愉快心情，给人一种洁净之感，同时明快的色调也可在白天增加室内的采光度。
目前，有许多设计师将明度较高的绿色引入办公室，这类设计往往给人一种良好的视觉效果，从而创造一种春意，这也是明快感在室内体现的一种创意手段。
（三）现代感
目前，在我国许多企业的办公室，为了便于思想交流，加强民主管理，往往采用共享空间——开放式设计，这种设计已成为现代新型办公室的特征，它形成了现代办公室新空间的概念。
现代办公室设计还注重对办公环境的研究，同时，注重将自然环境引入室内，对室内外环境进行绿化，给办公环境带来一派生机，这也是现代办公室的另一特征。
现代人体工程学的出现，也使办公设备在适合人体工程学的要求下日益增多与完善，办公的科学化、自动化给人类工作带来了极大方便。我们在设计中要充分利用人体工程学的知识，按特定的功能与尺寸要求来进行设计，这些也是设计的基本要素。
四、办公室设计及其功能特点
办公室的设计是指人们在行政工作中特定的环境设计。我国办公室设计种类繁多，在机关、学校、团体办公室中多数采用小空间的全隔断设计。这种设计的利弊，在此暂不做论述，这里主要介绍一种现代企业办公室的设计。从环境空间的角度来看，该设计是一种集体和个人空间的综合体，它应考虑到的因素包括：
(1)个人空间与集体空间系统的便利化；
(2)办公环境给人的心理满足；
(3)提高工作效率；
(4)办公自动化；
(5)从功能出发考虑空间划分的合理性；
(6)导入口的整体形象的完美程度；
(7)提高个人工作的集中程度等。
这些办公室设计中应考虑的因素，也是现代办公室应具备的条件。
办公室是脑力劳动的场所，企业的创造性大都来源于该场所的个人创造性的发挥。因此，重视个人环境，兼顾集体空间，借以活跃人们的思维，努力提高办公效率，也就成为提高企业生产率的重要手段。从另一个方面来说，办公室也是企业的整体形象的体现，一个完整、统一而美观的办公室形象，能增加客户的信任感，同时也能给员工以心理上的满足感。所有这些都应列入办公室设计的基本理论之中。
对于一个一般行政办公室，它应考虑到的基本功能如图1—1所示。
图1—1一般行政办公室的基本功能
从工作分配角度考虑，应从行政机构的设置来考虑其布局。对于企业的行政机构设置，大致有董事长办公室、经理办公室、供销科、开发科、第一、二、三营业科、财会室、会客区、保密室等，许多单位在此基础上还设有行政办公室、资料室、人事部等。这些应根据各单位实际情况而定。这些机构的合理布置是办公室设计的基本内容，也是在其特殊功能之下所形成的办公室设计特点。
【分析思考】
1现代办公环境中有关空间设计的问题涉及哪些要素？就此问题进行分组讨论。
2就文中涉及的办公环境问题，运用教材中的知识来分析设计一个合适的办公环境有什么意义。
【要点评析】
秘书都希望在良好的办公环境中工作，以提高工作效率，这就要求优化办公环境。简言之，就是通过对办公室自然环境加以合理的设计（planning）、控制（controlling）和组织（organizing），使其达到最优状态。在此过程中，我们需要考虑以下标准。
1方便
办公室的布局应该力求方便，争取时效，如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点，以避免不必要的穿插和迂回，便于工作的密切联系和同步进行。一个高效快捷的办公室，不一定要有昂贵的设备，只要适当地放置一些工艺品或花草，就可以改善办公室的单调环境，但注意不要流于粗俗，否则将会影响整个组织的形象，因为办公室往往是组织的一个“窗口”。
2舒适整洁
光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以对一个办公室来说，很重要的一点就是舒适整洁。整洁有序的工作环境有助于工作效率的提高。不论是办公室、办公桌，还是抽屉等， 不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。可以想像一下，一个凌乱肮脏的工作环境怎么会产生令人满意的工作效率呢？
3和谐统一
办公环境中如果有和谐的人际关系，就能激发工作人员的团队精神，取得最优的工作效果，同时，如果办公桌椅、文件柜等办公室用品的大小、格式、颜色等协调统一，不仅能增强办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
4安全
保证组织的物品安全和信息保密是秘书的重要职责之一，也是优化办公环境不可忽略的一个原则。布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全，一些保密信息如纸质文件、存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障。
案例三办公室照明设计得好——上班不再昏昏欲睡参见http://www51housecomcn/office/design_10htm。
一样是照明，使用得好，效果倍增；使用不当，后患无穷。要有令人舒适的照明，是有方法的。你曾想过在虫鸣鸟叫的绿光丛林里上班是什么感觉吗？
一、有意思的办公室
美国一家具公司，利用先进的灯光技术创造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受着100％的新鲜空气和自然光。
有趣的是，根据美国《商业周刊》报道，这家公司的生产率因此而增加了15％，其中，有八位被挖墙脚跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，原因竟是“他们无法忍受其他单位灰暗的工作环境”。
熙来攘往的大楼内，头顶上一排排日光灯照得透亮，工作人员铁青着脸忙上忙下，“为什么公务机关的人脸色总是特别难看？” 难看的脸色，不只出现在机关。办公室多使用冷色系的日光灯，因此常造成工作人员看起来像“每天只睡一小时”的错觉。
二、一片惨白的办公室
1970年美国康奈尔大学针对产业界所做的研究发现，适当的照明可以增加生产力及工作安全性。美国《商业周刊》也曾报道过一家地方邮局利用简单的自然光线，配合室内照明灯具的改善，将邮局生产力提高了16％的例子。
相反地，因灯光设计不当所引起的健康伤害，也时有所闻。英国剑桥大学的研究发现，光闪动率过高（超过160Hz）会对眼睛造成伤害。当年，欧洲大量将日光灯使用在办公室照明设备上，许多员工抱怨出现眼睛不适和疲劳症状，后来转换为稳定性高、不易闪烁的新灯具之后，员工的抱怨减少了许多。
灯光亮度的控制也很重要。亮度不对，容易造成视网膜疲劳。如作业背景灯光太强、电脑终端机荧屏反光刺眼，以及各种照明灯光设计不良的情况，都会使肉眼辨视的困难增加，作业时间相对加倍。
视觉疲劳牵连其他的身体不适，临床上经常碰到因为想避开工作环境的强光反射，造成颈部肩膀僵硬、酸痛及肌肉拉伤的例子。 患者起先只抱怨眼睛周围觉得疲劳，然后慢慢地因姿势不良造成的肌肉僵硬延伸到头部、颈部及全身肌肉，难怪有“办公室会越待越累”的抱怨。良好的照明，有助于减少这种现象的发生。
而且，疲劳度与灯光热度也有关系。灯泡、卤素灯等会提高照明设备的温度，容易令人觉得累。很多人有这种经验：读书时使用灯泡台灯，常有使人有昏昏欲睡之感，了解了照明知识之后才明白，“不是想偷懒，而是温度升高造成的自然生理现象”。
三、要照得亮，更要照得舒服
因为照明并不会对身体产生立即且直接的伤害，时常容易被忽视。一项针对纽约办公室的调查研究显示，只有10％的办公室符合电脑所需的视觉环境需求。
那么，在设计办公室照明时，就需要注意以下几方面：
（1）办公时间几乎都是白天，因此人工照明应与天然采光结合设计而形成舒适的照明环境。 
（2）办公室照明灯具宜采用荧光灯。
（3）视觉作业的邻近表面以及房间内的装饰表面宜采用无光泽的装饰材料。
（4）办公室的一般照明宜设计在工作区的两侧，采用荧光灯时宜使灯具纵轴与水平视线平行。不宜将灯具布置在工作位置的正前方。
（5）在难以确定工作位置时，可选用发光面积大，亮度低的双向蝙蝠翼式配光灯具。
（6）在有计算机终端设备的办公用房中，应避免在屏幕上出现人和物体（如灯具、家具、窗等）的映像。
（7）经理办公室照明要考虑写字台的照度、会客空间的照度及必要的电气设备。
（8）会议室照明要考虑会议桌上方的照明灯为主要照明，使人产生中心和集中感觉。照度要适中，周围加设辅助照明。
（9）理想的办公环境及避免光反射的方法。
（10）以集会为主的礼堂舞台区照明，可采用顶灯配以台前安装的辅助照明，并使平均垂直照度不小于300lx。
（11） 写字台灯具的配置：台灯的选型应适应工作性质和学习需要，不宜选用有色玻璃漫射式的或纱罩装饰性的工艺台灯，因为工艺台灯较少考虑照明功能，过多注重装饰效果。这里应选用带反射罩、下部开口的直射型台灯，也就是工作台灯或书写台灯，台灯的光源常用白炽灯和荧光灯。白炽灯显色指数较荧光灯高，而荧光灯发光效率比白炽灯高，它们各有优点，可按各人的需要或对灯具造型式样的爱好来选择，而节能新光源——H荧光灯，不仅兼有白炽灯与荧光灯的优点，并且外形紧凑，节能效果显著，是制作台灯的最佳光源。
【分析思考】
你认为办公室的照明对办公室工作有哪些影响？办公照明的要求如何能够保证？
【要点评析】
办公室照明设计看起来是个小问题，其实不然，一个布置合理的办公室要让人在这个空间里感到舒适和健康，合理、科学的照明设计是十分必要的。作为一个合格的秘书人员，应该在办公室照明方面有一些基本的知识，上述案例中的一些具体做法是值得我们参考的。
员工在办公室中视觉劳动时间很长，不合适的灯光配置会使他们生理和心理两方面都受到损害，影响其工作情绪和工作效率。
办公室的吊顶一般都采取规则的排列，为了美观，灯具的布置往往要和天花板的结构配合，因此，要保证照明质量就必须选择配光合适的灯具来适应特定的布局。
在这里，要提醒大家的是，在现代办公室里，电脑的使用已经非常普遍，如何避免电脑荧光屏的反射是照明设计的重要课题。在灯具的排列和选择上需要认真考虑。
灯具选型方面，筒灯和荧光格栅灯使用比较普遍。办公室的烟感、喷淋探头可以通过选择特型筒灯巧妙地隐蔽起来。而格栅灯目前大量使用的是直接配光式，推荐采用半直接式格栅荧光灯，通过天花板的反射，使得光线更为均匀。独立办公室可以适当采用装饰灯具。
针对以电脑工作为主的办公室，采取全反射方式可以有效避免在屏幕上产生反射眩光和光幕眩光。
如果采取直射为主的照明方式，灯的位置的安排要妥善考虑光线对屏幕的入射角度。前台和接待厅的灯光可以布置得生动一些，比如采用轨道射灯；独立办公室除了一般照明外，局部照明可以增加台灯和落地灯；会议室、会客室照明比较灵活，选用个性灯具有助于突出企业特色。
以上只是对有关照明的一个简单分析，实际上，办公照明是一个看似很小但却十分重要和复杂的问题，值得秘书人员关注。
案例四办公环境与工作效率
员工是否在上班的时间无精打采？那么，试着对办公环境进行一些改善或者改变吧。实践证明，通过使办公环境整洁有序，可以提高员工的工作效率，提升员工的士气。
一、影响工作效率的八种通病及其对策
每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。
检查一下你的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的以下八种通病，然后加以改进。
（一）过时的技术设备
过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名使用性能低的电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20秒钟～30秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样慢的问题，甚至网页可能打不开，或造成电脑死机。怎样判断技术设备是否过时了呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快在提高的工作效率中收回来。
（二）工作空间安排不合理
花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，比如将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线等。
（三）效率低下的文件管理制度
文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的、将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件归类，以便于查找。还可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。
（四）未加管制的信息流
由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着各种新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络信息。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。为了减少工作中分散注意力的信息，应该退订那些无用的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开；在办公室时关掉移动电话，只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。
（五）组织拙劣的会议
召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发生这样的情形：员工们被召集起来开会讨论某个主题，结果会期拖得很长，决定也未能做出，或者是偏离了会议要解决的问题。正确的做法是，开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。同时指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。
（六）低于标准的研究资源
依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动。为了解决此问题，应该只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作，看看能不能找到光盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。
（七）干扰
许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。为了避免干扰，应该重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。
（八）混乱
许多成功主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视线之外或扔掉。
二、三位秘书的不同做法
秘书小李每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁一遍，整理得干干净净，东西也都摆放整齐。同时，她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当看到复印纸抽拿零乱，公用字典随便地扔在窗台上，废纸桶满了没人倒，她都会及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。
秘书小王每天也都认真清洁自己的办公桌，常用的笔、纸、回形针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但是，小王很少清理和维护公用区域，也常把公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的抽屉里，常常使别人找不到，影响了工作。
秘书小李上班总是匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都乱成一片，更无暇顾及他处。
【分析思考】
如果办公室书本堆得像金字塔那样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机的电线经常绊倒人……会对工作状态和效率产生怎样的影响？如果你的公司的办公室是这个样子，该怎样去改善？同时结合案例分析如何提高办公效率。
【要点评析】
通过上述案例，我们看到办公室工作环境的清洁、有序会直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。以下五个步骤，可以帮助我们营造出高效率的办公环境。
1将不常用的东西转移到其他的地方
随便看看你就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯……不一而足。在伸手可及的范围内只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。
2将过期的文件加以清理存放
没有必要将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜“瘦身”——对过期文件加以清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过，那么它就属于此列。这项工作耗时不多，但可谓一举两得：既节约了时间又腾出了空间。
3注意你的电脑显示器
在电脑显示器占据你的桌面时，要释放更多的空间是比较困难的。一个选择是使用显示器架，可以将文件和其他东西放到它下面；另一选择是使用液晶显示器，它占用的空间只有普通显示器的1/3。
4充分利用办公空间
如果办公场所狭小，就要想办法充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙上，桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多种办公设备，可以考虑购买一台多功能一体机。
5扔掉旧的阅读材料
你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章，在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你阅读和清理的周期。
案例五进行安全检查改进工作环境
天地公司新成立研发部，把市场部秘书小李调去当秘书。小李一如既往地每周都对研发部办公室及其所有设备进行一次安全检查，把事故的苗头遏制住，对发现的隐患立即采取补救措施或者报告上司。平时她发现谁操作设备有不当之处或者发现哪些地方有不安全因素，也都指出或者跟进处理。一个月后，小李检查并处理了下面几条有碍于健康和安全的隐患，为研发部保持良好的工作环境尽到了职责。
小李发现并当场指出或处理的隐患是：
（1）2002年11月4日，请有关人员将交叉拖曳在办公桌之间的电话线、电脑线整理并埋在地毯下，防止绊人出事故。
（2）2002年11月11日，发现本楼层“安全出口”的标识掉落，她立即叫人重新装好。
（3）2002年11月18日，发现新来的小王在复印资料时出现机器卡纸，小王便用手去拽卡住的纸，小李及时制止了小王的行为，并告诉她正确的操作方法。
（4）2002年11月27日，研发部新订购的一批计算机到货，送货方准备将货堆在楼道拐角消火栓窗口前，小李发现后，指引他们放在了别的地方。
【分析思考】
一个健康、安全的办公环境通常有哪些基本要求？
【要点评析】
从上述案例中，我们看到秘书小李调到研发部工作后，仍一如既往地每周对办公室和室内所有的设备进行一次安全检查，这是非常必要的，这样做能够杜绝或减少事故的发生，维护自己和他人的健康和安全，维护企业正常工作所需的良好环境。小李把及时处理和解决检查到的一些隐患视为自己的职责，发现隐患如果自己无权处理就立即报告、跟进直到问题得到解决，这些视安全为己任的做法和态度都是值得秘书工作人员学习和借鉴的。
1办公室安全注意事项
（1）切勿堆放物品阻塞楼梯及信道，上下楼梯要握紧扶手，切勿奔跑。
（2）电线及电话应远离信道，以免绊倒使用信道的人。
（3）文件柜及柜桶于用完后应立即关上，切勿同一时间拉开多个柜桶，因为这样可能使文件柜翻倒或绊倒人。
（4）热饮品要在指定的地方调制，使用电煲、电炉应特别小心，以免电线负荷过重或漏电伤人。
（5）办公桌应保持整洁，锋利及尖锐的文具应小心使用及妥善摆放。
（6）若要在高处工作，拿取或存放东西应使用稳固的梯子，切勿站在木箱或纸箱、旋转椅或其他不稳固的对象上面。
（7）切勿搬运太重的东西，要请他人帮忙，以免弄伤背部，当搬动东西时，不要让东西阻碍了前进的视线。
（8）切勿阻塞救火设备，应学习如何使用紧急救火设备如灭火筒，应熟悉走火的途径及安全集合地点。
（9）切勿在办公室内抽烟，若要抽烟，应到指定吸烟区。
（10）气候寒冷时，衣物及可以燃烧的东西应远离暖炉，更不可用暖炉烘干衣服，以免引起火灾。
（11）办公室内不应存放过量的易燃物品。
（12）在下班时或当人要离开办公室时，应将所有电器的电源关上。
（13）办公室应有适当照明，并保持空气流通。
（14）空调应按时清洗，以免空气槽变成细菌滋生的温床。
（15）在可能范围内，办公室所有设备应符合人体功效学设计，以免使用者过分疲劳。
2工作时的衣着安全注意事项
（1）不同的工作需要不同的衣着，所以要穿着适当的工作服。
（2）保持工作服清洁，肮脏的工作服可能会导致皮肤病。
（3）松脱的衣袖、领带、围巾等都很容易被机器缠绕而发生意外。
（4）长头发也很容易被机器所缠绕而导致头部受伤。
（5）如操作需要个人防护器具如眼罩、耳罩、手套、呼吸器具时，应小心选择及正确地佩戴。
（6）如操作正在转动的机器时，应小心戒指、项链或宽松的衣物等被机器活动部分缠住。
（7）如操作地点存在东西下坠的危险，应佩戴安全帽。
（8）穿着安全鞋可以保护脚趾及防止被尖物洞穿鞋底，也可减少滑倒的危险。
（9）如工作服被化学物品污染，应马上脱下，并彻底清洗。
3个人安全注意事项
（1）工作时勿存侥幸心理，为贪速度而采取快捷但不安全的方式。应切实遵守有关安全指示。
（2）遇到有不明白或有怀疑的工作情况或环境时要及时询问，切勿自作主张或冒险行事。
（3）遇到不安全的情况要向上级及时报告，并进行处理。
（4）如有意外发生，无论是否有人受伤，都要向上级报告。
（5）如因工受伤，无论伤势多么轻微，都应该接受治疗，并尽快报告雇主及劳工处工伤赔偿科。
（6）不应贪图方便使用随手可拿到的工具，应使用正确适当的工具。
（7）协助维持工作场所的清洁并保持整齐。
（8）工作时切勿嬉戏或分散别人的注意力。
（9）正确地佩戴及使用个人保护设备、眼罩、耳罩、呼吸器具等。
（10）切勿操作一些自己不熟悉的机器，或因好奇而乱动机器。
（11）切勿操作没有装上护罩或安全设备的机器。
（12）遵守所有安全标志及指示。
（13）用完的工具应妥为安放。
（14）若发觉其他同事有不安全的工作方法，应加以提醒及指正，必要时要向上级报告。
案例六杜邦=安全
美国杜邦公司是世界500强企业中历史最悠久的企业。2002年7月份，杜邦隆重庆祝了自己200岁的生日。在分析自己何以长盛不衰的原因时，杜邦CEO贺利得（Charles OHolliday，Jr）表示杜邦生存发展200年的核心是永不动摇的四个承诺：安全、职业道德、环保与健康和对人的尊重。
在工业界，“杜邦”与“安全”已是同义词，各大公司衡量安全技术标准时，均以杜邦为参照物。“9·11”后美国政府和众多大企业向杜邦提出安全咨询，包括建筑物的安全防护、日常的如逃生技巧在内的安全培训等。
杜邦的宗旨是：“从科学出发，一切事故均可避免。”
一、两个“10倍”
1802年，杜邦公司成立，在第一个100年里，杜邦主要是一家火药制造商，特殊的行业造就了杜邦对安全文化和体系的特别重视。杜邦是世界上最早制定出安全条例的公司。1812年它就明确规定：进入工厂的马匹不得钉铁掌，马蹄都用棉布包裹着，以免铁钉碰到火药引起明火。任何一道新的工序在没有经过杜邦家庭成员试验以前，其他员工不得进行操作等。这些制度来自创业10年血的教训，安全措施不规范曾使杜邦家族成员付出了生命的代价。
1911年，杜邦成立了世界上第一个企业安全委员会，至今都保存着安全操作记录。1912年，杜邦开始安全统计和分析。1923年，杜邦建立起“无事故记录总统奖”，并逐步完善了将工伤、疾病和事故降为零的杜邦安全制度。杜邦“所有伤害都是可以预防的”的信念确立于1940年。1950年杜邦开始进行非工作时间（下班后）的安全计划。1990年，杜邦又设立了“安全、健康与环境保护杰出奖”，面向企业内部和整个社会，获奖的个人或团体均能得到5 000美元奖励，并会以获奖者名义捐给社会上的安全、健康和环保机构或有关方面。
可以说，杜邦一直推动着安全理念、技术与制度的不断进步，最令员工自豪的是：杜邦的安全记录优于其他工业企业平均10倍；杜邦员工上班时比下班后还要安全10倍。杜邦的管理层有这样的共识：安全事故所造成的直接损失如医疗费用、赔偿和管理费用的增加只相当于事故全部损失的冰山一角，隐性的费用如生产及产品品质损失、产量损失、劳资关系、法律诉讼、公众形象的损失、人员换班加班等造成的损失是直接损失的4到7倍。因此，杜邦人常说，“假如杜邦的安全记录仅达到美国工业安全的平均指数，那么杜邦每年都要损失10亿美元。”
二、目标：一切事故、工伤、火灾为零
在杜邦，管理者和员工是这样理解安全的：
（1）安全具有显而易见的价值，而不仅仅是一个项目、制度或培训课程；
（2）安全与企业的绩效息息相关；
（3）安全是习惯化、制度化的行为，影响企业的组织变革、感召力和员工。
（4）在杜邦，安全体系由以下几个部分组成：
（5）新员工的安全教育；
（6）每月安全会议；
（7）办公室安全规定（如上下楼梯必须扶扶手、在办公室不准奔跑、铅笔芯朝下插在笔筒内等）；
（8）会议介绍惯例:所有会议的第一个话题必须是安全；
（9）通过电子邮件、员工通讯、其他刊物发布的安全常识；
（10）访问者登记制度。
参加杜邦的任何一个会议，无论是内部员工会还是与政府首脑会谈，会议主持人的第一句话都是：“开会前，我先向诸位介绍安全出口。”杜邦召开大会之前必有保安考察，弄清楚紧急疏散路线，并在会上宣布疏散步骤，杜邦就是从小事入手，贯彻自己的安全信念的。
每个进入杜邦的员工最先接受的，则是安全培训，要严守十大安全信念：
（1）一切事故都可以防止；
（2）管理层要抓安全工作，同时对安全负有责任；
（3）所有危害因素都可以控制；
（4）安全地工作是雇用的一个条件；
（5）所有员工都必须经过安全培训；
（6）管理层必须进行安全检查；
（7）所有不良因素都必须马上纠正；
（8）工作之外的安全也很重要；
（9）良好的安全创造良好的业务；
（10）员工是安全工作的关键。
对于安全系统以人为主的上述信念，杜邦每年都询问员工：“你做到了吗？”虽然，杜邦早就停止了火药生产，业已剥离了石油业务，企业也扩展到了全球，但是，安全管理更加细化了。
杜邦深圳独资工厂的附近没有设立交通信号灯，马路也没有划出人行横道线。为此，杜邦深圳独资厂向杜邦美国总部的“杜邦社区公益服务基金”申请了一笔资金，在社区设立了车辆安全减速装置。
杜邦东莞电子材料公司的工程师赖庆贵认为，杜邦的安全防患措施十分严格，近乎苛刻，但是这些措施使我们工作时感到十分安全。例如，每位进入车间的员工都必须戴防护眼镜、身着制服以防化学药剂溅到眼睛里或身体上； 工厂还规定每一个工作室出口处上方的指示灯要保持常明； 每一个车间都安装有安全淋浴器，包括紧急冲淋器和洗眼装置，每周有专人检查这些装置，测试有无故障。
杜邦东莞电子材料公司还为公司员工专门制作了“员工诊疗卡”，使公司员工在外地出差或休假时如遇到突发事故，需就诊或紧急治疗时，即使在现金不足的情况下，也能得到及时的医疗帮助。此卡的正面有员工的姓名、亲笔签名及身份证号码，背面印有杜邦在中国企业的联系人、电话和寻呼机号码，诊疗卡上还印有“杜邦东莞衷心感谢贵院照顾我们的员工。如员工无法支付现金，杜邦东莞保证支付全部费用，请将账目清单连同此卡一并寄往……”，并列有联系人的姓名。杜邦上海农化有限公司针对农药生产的特殊性，对员工工作服的存放、清洗和废旧制服的处理都做出了具体的规定，严格要求员工不把工作服穿出工厂。
杜邦公司从1953年开始考察员工下班后的安全表现，并提出了一些要求和建议，包括员工在家里因做家务受了伤，也要向公司汇报。那时杜邦总裁已不是杜邦家族人员，他在解释这项安全考察时说：“无论何时，忽视安全都是没有科学态度的表现。平时讲究安全，就能远离意外的阴影，给自己和家人最大的保障。”从那时起，杜邦员工下班后的安全情况得到大大的改善。
杜邦在中国的员工也大都培养起了较强的安全意识，杜邦中国集团公司北京分公司的汪惠东说，在跳槽现象频繁的北京，我在杜邦一做就是八年，其中“安全意识”让我印象最深刻。我现在外出过马路比加入杜邦前要小心得多；每次到餐厅吃饭，假如餐厅是两层的，我一般选择在一楼离出口较近的位置进餐。这些都是杜邦潜移默化的安全教育影响。
三、与社会分享安全经验
　200年来，杜邦已经成为世界上最安全的公司，工伤和事故都低于行业的平均水平。在杜邦为客户提供产品的过程中，不断有客户向杜邦提出，希望杜邦能帮他们提高自身的安全水平。因此，杜邦正逐步将安全发展成为一种可以为公司和社会创造价值的业务。
1998年，杜邦成立了杜邦安全管理咨询部，积极地将杜邦在安全方面的知识和经验推广到全球1 500多家企业，包括波音公司、美国国家航空航天局、雷声公司、美国联合航空公司、通用汽车公司、洛杉矶和纽约地铁、美国国家邮政局、瑞士铁路公司和中国的白云国际机场。杜邦安全管理咨询部有400多名专业的安全顾问，建立了一整套从咨询、培训到解决方案的业务体系，过去3年中，该业务的营业额增长超过5倍。
杜邦安全管理咨询的客户的安全平均记录有了很大的改善，在过去5年里工伤事故率下降了近80％。不仅如此，这些客户还发现，通过学习安全知识并进而改变以前不正确的行为模式是一种促进公司文化变化和公司业务发展的非常有用的工具。
美国国家航空航天局的约翰逊中心(Johnson Space)在杜邦安全顾问的帮助和员工的努力下，将安全事故发生率降低了77%，节约相关成本208万美元。
经过评估，杜邦的顾问发现航空航天局在危险品管理和飞行安全方面做得很好，反而是在一些小事上出现问题，如滑倒、旅行安全等。很多公司也往往会忽略这些所谓的小事。这个中心于是设立了两个安全课程，一个是由内部根据该中心实际工作流程设计的针对高级管理人员的课程，以及由杜邦顾问开发的经理之间互相学习的课程。中心还开展了“安全日”活动，进行紧急事故处理演习，建立了安全日志和记录，要求高级管理人员亲自参与事故处理和善后。员工的积极性也被调动起来，将安全要求融合到自己的日常工作中去。现在，该中心上下已经形成了共识，那就是“安全不仅是安全部门的事，而且是所有人的事。”
杜邦安全管理咨询业已进入中国，为中国的企业服务。在杜邦安全管理咨询的协助下，中国广州白云国际机场迁建供油工程指挥部达到200万小时零伤害的记录。
杜邦安全管理咨询部门为白云机场提供的服务包括在场评估、减少安全差距、协助资深管理阶层设定安全目标；定义角色及责任，拟订策略及规则；提供训练及辅导，执行安全稽核及管理承包商安全。
广州白云国际机场迁建供油工程指挥部罗群指挥长说:“杜邦安全管理咨询协助我们建立了一个完整的安全系统，更重要的是，他们与我们共同在组织内建立起安全文化。以前，我们认为没有伤亡就表示安全。现在我们更相信安全是可以管理的，而且零灾害是可以达到的。”
【分析思考】
1以上案例深刻分析了安全问题的重要性，请结合案例分析总结出作为一名合格的秘书，需要掌握哪些安全方面的知识。
2 从杜邦的案例中，你认为该如何看待办公室安全问题？
【要点评析】
无数惨痛的事例让我们知道了安全问题的重要性，近年来，我国在安全生产的治理和整顿方面，虽然成绩显著，安全状况好于前些年。但是，形势仍十分严峻，各类伤亡事故和死亡人数居高不下。2001年各类事故造成的死亡人数达13万，2002年为1392万。
在办公室中也不例外，我们应该将安全问题放在一个至关重要的地位来看待，一般来说，办公室人员密集、设备复杂，空间又不可能那么开阔，那么在这个环境中做好安全工作是保证办公室里每个人健康甚至生命安全的首要问题。
在安全管理中，有一个著名的安全4M理论，即人（man）、物(material)、环境(media)、管理(management)，是各类事故发生的四大因素。不同的是，生产、质量、火灾、工伤、设备事故是因造成事故的能量作用在不同的介质上而加以区分的。作用在生产资料上引发生产事故；作用在产品上是产品质量事故；作用在人体上是工伤事故。同时，也可能引发多类事故，或一类事故附带其他类型的事故，如生产事故、设备事故同时引发人身伤害事故。
（1）人包括操作工人、管理干部、事故现场的在场人员和有关人员等，是四大因素中最活跃的因素，是工伤事故发生的重要因素。人的不安全行为是事故发生的关键，所以，控制人的操作行为就成为了关键。
（2）物指生产中的生产资料，物的安全隐患是事故可能发生的一个方面，即不是所有的工伤事故都与物的不安全状态有关。
（3）不安全的环境是引起事故的物质基础，如照明、通风、操作环境温度等，它是影响人操作状态和心理的因素。
（4）管理是以上三个因素存在的基础因素。管理不到位就必然存在人的不安全行为、物的不安全状态及环境的缺陷。管理是事故发生的间接原因，其他三个因素是直接原因。
    在办公室中，要促使员工自己学规程、用规程，让员工摒弃被动的“要我安全”的观念，建立员工“我要安全”的意识，在制定严格的安全管理办法的同时，应加大对事故中责任者的考核，尤其是对有违章行为的员工的考核。进而就可以削弱安全管理职责中“监督”的职能，把安全管理者从给员工当“保姆”、当“婆婆”的角色中慢慢解放出来。
    在安全方面，杜邦的做法给了我们许多启示，结合这个有关安全的案例，秘书人员要认真学习和掌握有关各个方面的办公室安全知识。
案例七信息安全问题
李某大学毕业后，受雇于某市好又多百货商业广场有限公司，任信息科副科长。1997年8月，李在明知公司对信息科有“不准泄露公司内部任何商业机密信息，不准私自使用FTP（File Transfer Protocol，文件传输协议，简称FTP）上传或下载信息”规定的情况下，擅自使用FTP程式，将公司的供货商名称地址、商品购销价格、公司经营业绩及会员客户通讯录等资料，从公司电脑中心服务器上下载到自己使用的终端机，秘密复制软盘，到其他商业机构兜售。W有限公司与李某商洽并查看部分资料打印样本后，于1997年8月13日以2万元现金交易成功。李的“兜售”行为持续到同年10月13日，后案发。
    据某资产评估事务所评估证明：好又多百货商业广场有限公司自1997年9月初业绩开始下跌，月销售收入较8月份下跌1563％，下跌金额达669万元。
【分析思考】
      计算机信息安全在信息时代的办公室中显得尤为突出，作为一个秘书人员，具备丰富的计算机信息安全知识是基本的素质之一，那么请就以上案例并结合教材分析：
1 电子信息安全对办公室工作的重要作用。
2 假如公司经理让你就以上案例思考本公司电子信息安全问题的解决措施，你认为如何有效避免上述案例中的问题？
【要点评析】
随着信息时代的到来，办公室的大量工作是用电脑来处理的，大量的电子文件和电子信息随着计算机的广泛应用而逐渐增多，如何保证电子信息的安全是一个十分重大的课题。目前，全世界的专家和学者都在从技术上探讨这个巨大的难题，企业里的个人电脑和外界的计算机相连，不仅开创了新的交易和传播模式；同时，也给某些人提供了偷窥、破坏，甚至窃取计算机里宝贵资料的机会。
企业开始着手建构信息安全防护网，如防毒软件、防火墙等，以确保公司敏感资料不被侵害。然而道高一尺、魔高一丈，信息安全威胁的演进，令人防不胜防。信息安全威胁藏身于电子邮件、网络邻居、网页、图片、聊天室，甚至文字文件内。因此，威胁可以说是无所不在，无处不至，只要一爆发，几乎没有企业可以幸免。
随着企业电子化程度愈来愈高，计算机使用者与他人互动的管道也愈来愈复杂，使得信息安全专家认为，掌上型计算机、手机可能是下一个攻击者的目标。然而，企业信息外流，除了黑客入侵，更大比例可能来自公司内部员工，在某些案例中，威胁来源甚至就是主管信息系统的 IT 人员。
网络规模愈来愈大，应用愈来愈多，操作系统（不论是 Windows 或 Linux）漏洞抓不胜抓，加上病毒、黑客行为防不胜防，企业IT人员已无力负担此类重大责任，因为他们面对的是不知名的敌人，它们随时都可能冷不防地从暗处跳出，带着日新月异的技术前来攻击。
对我们秘书人员来说，除了掌握基本的电脑技术知识外，需要更多考虑的是从制度和管理上来做好电子信息的安全工作，而从技术上的解决则需要请教相关的专家和学者。一般来说，除了教材上提供的电子信息安全管理的办法外，以下的一些措施是我们作为秘书人员保证电子信息安全需要着力考虑的：
（1）安全管理责任制度，明确每个岗位和每个工作人员的安全管理职责；
（2）安全保护制度，保障信息安全，保障计算机信息系统设备、设施和运行环境安全，保障计算机功能正常发挥；
（3）安全操作制度，规定计算机信息系统的操作权限和安全操作规程；
（4）安全检查制度，经常检查计算机信息系统安全状况，发现问题及时处理。
（5）使用计算机信息系统存取、处理、传递属于国家秘密的信息，必须采取相应的保密措施，确保国家秘密安全。
正确的企业信息防护之道，是主动地从管理层面着手，并结合技术上的保障，这才是解决电子信息安全的正确态度。

    本套教材的特色
    1． 具有前瞻性和现代性。本套教材立足于我国加入世贸组织后市场经济发展的前沿，借鉴了国际领先水平的秘书工作经验，从我国现实情况出发，对秘书工作从理论到操作的方方面面做了系统的介绍，论述详尽，阐发深入，紧跟时代发展的步伐。
    2． 具有系统性和全面性。系统性是指这套教材是一个系统工程，是由办事、办文等系列子系统组成的相互关联、衔接有序的动态系统。全面性是指这套教材囊括了秘书工作的全部内容，可以说是“秘书工作必读全书”。
    3． 具有标准性和实用性。本套教材是遵照《秘书国家职业标准》进行编写的。学习这套教材，不仅有助于做好秘书工作，也有助于考取我国《秘书职业资格证书》。
    这套教材的编写框架和内容很新颖，将秘书应掌握的知识和技能贯穿于每一个模块中，重点明确而突出，简洁而实用，并配有经典案例及评析，融知识、技能、情趣于一炉，非常适合作为大中专院校秘书专业的教材，也可用于培训或自学。

   本套教材的特色
    1． 具有前瞻性和现代性。本套教材立足于我国加入世贸组织后市场经济发展的前沿，借鉴了国际领先水平的秘书工作经验，从我国现实情况出发，对秘书工作从理论到操作的方方面面做了系统的介绍，论述详尽，阐发深入，紧跟时代发展的步伐。
    2． 具有系统性和全面性。系统性是指这套教材是一个系统工程，是由办事、办文等系列子系统组成的相互关联、衔接有序的动态系统。全面性是指这套教材囊括了秘书工作的全部内容，可以说是“秘书工作必读全书”。
    3． 具有标准性和实用性。本套教材是遵照《秘书国家职业标准》进行编写的。学习这套教材，不仅有助于做好秘书工作，也有助于考取我国《秘书职业资格证书》。
    这套教材的编写框架和内容很新颖，将秘书应掌握的知识和技能贯穿于每一个模块中，重点明确而突出，简洁而实用，并配有经典案例及评析，融知识、技能、情趣于一炉，非常适合作为大中专院校秘书专业的教材，也可用于培训或自学。