专门档案管理（21世纪档案学系列教材）

　　本书旨在介绍说明专门档案管理的基本理论、原则和方法，并为有志于学习和研究专门档案管理理论的学生及广大档案工作者提供一本教材。在编写体例上本书包括“内容提要”、“正文论述”、“思考题”等部分。每章开头设置“本章提要”，对该章所阐述的内容进行基本介绍。正文论述部分一般分为两个基本层面：一是对有关专门档案的概念、性质、种类、价值和作用等基本理论进行阐述；二是对有关专门档案的管理规则、方法等进行介绍和说明。“思考题”部分，是以问题的形式点出学习者应当注意复习和巩固的相关知识。本书最后将编写过程中参考的主要文献列举出来，目的是让读者在学习和研究的过程中可以获得更多的素材线索。

　　前　言
　　本书旨在介绍说明专门档案管理的基本理论、原则和方法，并为有志于学习和研究专门档案管理理论的学生及广大档案工作者提供一本教材。中国人民大学档案学院自从建院以来，一直为学生开设“专门档案管理”课程，但由于种种原因的影响，该课程并没有配备相应的教材。本书系中国人民大学档案学院编写的第一部专门档案管理教材。由于我国的专门档案种类繁多，而且人们对专门档案的认识也存在着一定的差异，所以本书只是有选择地介绍了会计档案、人事档案、教学档案、艺术档案、商标档案、审计档案、诉讼档案、信用档案、统计档案、标准档案、书稿档案、地名档案、婚姻登记档案、病案14种类型。
　　专门档案是国家档案财富的重要组成部分，是人们通过创造性的智力劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。其中的“专门文件”是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。充分认识专门档案的概念含义，是我们深入研究专门档案管理理论的重要前提和思想基础。我国学者对专门档案概念的认识虽然存在一定的分歧，但对专门档案的突出的现实工具意义，却有着较为统一的认识。我们研究和探索专门档案的管理理论、原则和方法，最主要的目的之一就是为充分实现专门档案的现实价值提供必要的理论指导；同时也想通过本书，抛砖引玉，促进我国专门档案管理理论研究的深入发展。
　　专门档案的管理理论，需要经过长期的专门档案管理实践的检验、丰富和发展，才能逐步走向成熟。从事专门档案管理，需要理论指导，但是不能就此认为这些理论高于科学的、不断发展着的专门档案管理实践。理论是灰色的，实践之树却是常青的。理论需要实践这一“源头活水”的滋养，否则就会丧失其生命力。为此，从事专门档案管理理论研究的人员，必须非常注重专门档案管理实践的发展变化，及时总结新经验，并将这些新经验科学合理地提炼、升华为指导专门档案管理工作的新理论。一般认为，没有科学理论指导的实践往往是盲目的实践。专门档案管理实践只有得到比较科学合理的理论指导，才能使管理工作目标更明确，手段更清晰，做法更合理，结果更有效。如果在专门档案的管理工作中，忽视了理论的作用，就会使之倒退到落后的经验管理时代。也许有的同志认为，专门档案管理并不需要什么理论来指导，它所需要的就是一个“实用的经验系统”。我们认为，这种认识有一定道理，因为经验对于每一个从事专门档案管理的工作者而言都是必不可少的“食粮”，我们很难想像一个缺乏经验的档案工作者能够顺利地完成专门档案的管理任务。但是，我们的管理工作如果只是停留在经验层面上，那么我们的整个专门档案管理水平就很难得到有效提高。这是因为，经验有正误之分，按照正确的经验行事可以达到预期的目的，但如果按照错误的经验行事，就可能给工作造成一定的损失，甚至严重的后果。所以，我们提倡总结专门档案的各种管理经验，使之由“感觉达到思维”，并从中抽象出那些带有共同性和规律性的东西，把握专门档案管理的本质。只有将长期积累的专门档案管理实践经验上升为理论，才能有效地预见各种专门档案管理的发展方向，减少实际工作的盲目性，增强管理工作的连续性和自觉性，掌握专门档案管理实践的主动权，并在实践中获得行动的“自由”。
　　专门档案的管理理论同普通档案的管理理论相比，既有密切的联系又有一定的区别。它们之间的联系主要表现在基本的管理理念、管理原理是相同或相似的。例如，它们都要求遵守档案文件的形成规律，按照档案的属性和特点，对它们实施有效的管理；同时它们都强调文件运动的生命周期性，强调全宗理论的重要性。它们的区别主要表现在具体的研究对象及研究结果方面。例如，不同的专门档案的归档制度的内容设计、分类标准和分类方法的选择、鉴定标准的确定、利用方式的确定等，都存在着一定的差异。这主要是由于不同的专门档案管理所面临的具体档案现象不同，所以隐藏在这些档案现象背后的规律和特点也就会有所区别。而专门档案的各种有效的管理理论和方法，又都无一例外地建立在对这些规律和特点的正确认识与合理把握的基础之上。从这个意义上讲，专门档案的管理理论高于专门档案工作的实际经验，前者是对后者的概括、提炼和升华。
　　专门档案与普通档案的划分，在一定程度上明确了人们对档案这一社会事物的外延的认识。所谓普通档案就是人们所熟悉的党政档案或文书档案，这种档案一般产生于各种政务管理和党务管理等项社会活动中，通常带有普遍性、管理性等特征。而专门档案则必须首先是某一种专业性很强的业务工作活动的历史记录，并带有较强的专业性、成套性、工具性、现实性等特征。科技档案就是专门档案的一大门类，它之所以可以相对独立地存在并受到人们的普遍认同，就是因为它是在科技生产活动领域中产生和形成的，并客观地记载了这些人类活动的科技信息。其他的专门档案，虽然也产生和形成于各种专门性或专业性社会活动之中，但是就它们的实际内容而言，却不能说是科技信息的记录。因此，我们才可以把党政档案（文书档案）、科技档案和专门档案分别加以研究。通过这一分析，我们还可以认识到，目前我国档案学研究中之所以有一部分学者把“基建档案”、“产品档案”、“科研档案”、“天文档案”、“地质档案”、“水文档案”、“地震档案”、“气象档案”等种类的科技档案，也称为“专门档案”，他们实际上是在广义上使用了“专门档案”这一概念。值得注意的是，一些学者长期以来把“照片档案”、“影片档案”、“录音录像档案”等称为“专门档案”，这种认识有失偏颇。因为，这些被误认为是“专门档案”的档案，其实是载体特殊的档案而已。如果从形成领域和内容性质方面来看，它们之中也包含着多种不同类型的档案的信息，所以，不能简单地认为它们都是专门档案。只有那些形成于某一项特定的专业活动，并同有关专门档案有着密切的来源和内容方面的关联性的特殊载体档案，才是专门档案。
　　总之，社会对专门档案概念的认识存在着广义和狭义的两种不同理解。广义的专门档案概念是指除了党政档案之外的所有在专业性活动中形成的、具有相对稳定的文件种类和名称的，具有一定保存价值的专门性文件。而狭义的专门档案则主要是指除科技档案和普通档案以外的所有记录、反映专业社会实践活动数据和信息的档案。本书重点说明和介绍的专门档案，基本上是采用了狭义的专门档案概念。一部教材的完成，往往需要利用大量的相关研究成果和资料。作为本书的编写者，我们由衷地感谢这些相关研究成果和资料的创造者们，正是由于你们的有效付出，才培育出了档案学百花园中的这些蓓蕾和花朵，才使我们有可能酿造出花蜜。我们真心地希望有更多的读者和同仁来分享这本书中的知识，并加入到我们的团队中来，为专门档案的管理理论的建设与发展做出一份贡献。“众人拾柴火焰高”，只要我们坚持不懈，锐意进取，为档案学的建设不断添砖加瓦，那么档案学的大厦就会越来越宏伟，档案事业这一人类“永恒的事业”就会得到更为坚实的理论支撑。
　　在编写体例上本书包括“内容提要”、“正文论述”、“思考题”等部分。每章开头设置“本章提要”，对该章所阐述的内容进行基本介绍。正文论述部分一般分为两个基本层面：一是对有关专门档案的概念、性质、种类、价值和作用等基本理论进行阐述；二是对有关专门档案的管理规则、方法等进行介绍和说明。“思考题”部分，是以问题的形式点出学习者应当注意复习和巩固的相关知识。本书最后将编写过程中参考的主要文献列举出来，目的是让读者在学习和研究的过程中可以获得更多的素材线索。
　　本书第一章、第二章、第三章、第五章、第六章、第九章、第十三章、第十六章由王英玮同志编写；第四章由李海英同志编写；第七章、第八章由于惠敏同志编写；第十章由周艳同志编写；第十一章、第十二章由张孝廉同志编写；第十四章由张越同志编写；第十五章由何文丽同志编写。
　　在本书的编写过程中，我们得到了中国人民大学信息资源管理学院及有关专业主管部门的领导和老师的大力支持，特别是信息资源管理学院资料室的霍虹老师为本书的编写提供了大量素材，在此我们表示由衷的感谢。由于我们的水平有限，书中的缺点和错误，恳请读者斧正。
　　王英玮
　　2003年11月13日
　　于北京中国人民大学信息资源管理学院